Excel帳票がNGな理由


2014-03-07_16-53-32特に中小企業の方、小規模事業者の方が最もやってしまいがちなNGがあります。

それは「表計算ソフト(主にExcel)で、請求書や領収書などの伝票を作ってしまう」ことです。

これは、非常に「リスキー」かつ「不便」です。理由は4つあります。

具体的には

  1. 帳票の「帳(帳簿)」の部分に非常に弱い
  2. ファイルが壊れやすい、無くしやすい
  3. バージョン違いでトラブル
  4. 設計した人がいなくなったら大変

だからです。ここでは1つ1つの危険性をお伝えしていきます。

Excel帳票がNGな4つの理由

帳票の「帳(帳簿)」の部分に非常に弱い

帳票はただ作ればいいというものではありません。帳簿+伝票で帳簿というように、作ったものを集めて集計しなければなりません。その時にもともと表計算ツールであるExcelはとても不便です。

→ 「帳票の「帳(帳簿)」の部分にExcel帳票は非常に弱い」

ファイルが壊れやすい、無くしやすい

帳票として使っているExcelファイルは、さまざまな計算式やマクロが使われ、複雑なものになっていることが多いです。また、シートが膨大に成ることも有ります。そういった場合ファイルが壊れて開けなくなる可能性があります。

→ 「Excelファイルが壊れやすい、無くしやすい」

バージョン違いでトラブルが起きる

帳票ファイルは業務の変更やバグ潰し、あるいは親切心からの機能追加によって、どんどん変わっていくことが多いですね。しかしそのため社内に様々なバージョンのファイルが混在することになります。また、Office自体のバージョンも混在しがちなためそれも問題成ることがあります。

→ 「バージョン違いでトラブルが起きる」

帳票を設計した人がいなくなったら大変

帳票ファイルを作った人がいなくなると大変です。往々にして非常に複雑かつ管理されていない状態になっているのが帳票ファイルの中身。その中のマクロや計算式をきちんと把握している人間がすでにいない場合だって有ります。業務の根幹が崩れるかもしれません。

→ 「帳票を設計した人がいなくなったら大変」