バージョン違いでトラブルが起きる


続いては3つ目です。これは2つ目にも関係してきますので、よろしければ先に2番と3番もご覧下さい。

  1. 帳票の「帳(帳簿)」の部分に非常に弱い
  2. ファイルが壊れやすい、無くしやすい

3つ目は「バージョン違いでトラブルが起きる」というポイントです。

帳票関連は複雑な処理を行うので、慣れている人はVBAなどを駆使したり、そうではなくても計算式を駆使してさまざまな自動化を試みていると思います。それ自体は便利な機能ですので、いいですよね。ちゃんと使えば自動計算なんてほんとうに便利です。

もし、バグが見つかったら…?

しかし、そういった機能を盛り込んだExcelでありがちなのが

  • バグが見つかったので修正版を作りました、今後はこちらを使って下さい
  • もっと便利にしたので今後はこちらを使って下さい
  • 上からの修正依頼に対応したものを作ったので、今後はこちらを使って下さい

という「バージョンアップの嵐」です。

これは、非常に危険です。

なぜなら大概にして「複数のバージョンが社内に乱舞する」という事態になってしまうからです。社内の共用から新しいものを落としてと頼んでも、たとえば外回りに行っている営業マンがすぐに新しいものに変えてくれるかというと、そんなことはありません。

往々にして、使い慣れている自分ひな形をもっていて、それを少しづつ変えて使っていたりします。経理や事務総務の事情なんて関係ありません。

バージョン違いでトラブルが起きる

バージョンアップが、本当に軽微なものであれば、大きなトラブルにはならないでしょう。

しかし

  • 入力する場所が変わる
  • 書き方やルールが変わる
  • 裏で動くマクロが変わっている

といった場合は、バージョン違いが混在すると、大混乱になります。ある人は最新バージョンをちゃんと使っていて、そのルールに基づいて入力を指定たとします。その時に、3つ前くらいの古いバージョンを使っている人のファイルを直すことになったとします。

そして、直す時に、最新バージョンのやり方で直した結果、例えば

  • マクロが上手く動かなくなってしまい集計結果がおかしくなる
  • しかし表面上気づけない(タダだしい計算結果を出してくれていると信頼しているため)
  • お客さんに出す数字が間違ってしまったりと、トラブルになる

こんなことが、起きてしまうんです。費用の計上漏れなんてあったら大変ですよね。

ソフト自体のバージョン違いでもトラブルが

また、Excel自体のバージョン違いでもトラブルが起きがちです。一斉に変えられればいいのですが、Office系ソフトはなにしろ高い、古いものを並行して使い続けているケースも少なくありません。

そうすると、未だに古いOfficeXP(2000)を入れている人もいれば、2003を使っていたり2007や2010まで使っていたり。新しくパソコンを買う、その時にセットでOEM版(DSP版)のOfficeを買うと安く済みますから、PCを入れ替えると自然と最新のOfficeが入ってきます。

これが爆弾です。

2000と2010、要は10年違うソフト。色々な所で仕様が異なります。一応Microsoftも過去との互換性チェックはしていますが、万全ではありません。違うバージョンのExcelで編集されることで最悪壊れてしまうケースも有るようです。

帳票は長く使うもの、保管期限も10年などあります。10年後に開こうと思って開けなかったら…どうしたらいいでしょうか。

どうしようもないのが実際です。リスキーですね。