帳票の「帳(帳簿)」の部分に非常に弱い


帳票とは?のページでも触れましたが、帳票とは「帳簿」+「伝票」のことです。

  • 出来事を記録しておく「帳簿」
  • 出来事を記録しておくための証拠となる「伝票」

でしたよね。

ではExcelでこれを行うとしたらどうなるでしょうか。

まず、「伝票」については、できないことはありません。本来の「表計算」という用途からは外れますが、方眼紙のようにExcelを使い、計算式やマクロを使って自動計算などをさせる。場合によっては検算などもできるマクロを組み込む。

これで、請求書や領収書、検収書などさまざまな伝票を作ることはできます。PDFでの書き出しもできますし。

しかし帳簿へ落とし込もうとすると…

しかし、思い出して下さい。帳票は「作って終わり」ではなく、それを管理し集計し月次や年次で数字をまとめなければいけないものです。

そうすると、本当にただエクセルで作っていた場合は、手での集計を行わなければならないことになります。これはものすごく大変です。私も行ったことがむかしありますが、たくさんのエクセルファイルを開いて転記して集計し、他の人に二重チェックをしてもらう…これだけであっという間に一日が終わってしまいます。それに非常に滅入る仕事です。

上手く作られているものや、市販されているExcelベースの帳票ソフトなどは、裏で集計用のExcelが用意されていて集計も簡単になっていることがあります。

ではそれならOKかというと、そんなことはありません。

入力者がどんな使い方をするのか分からないので…

なぜなら、これはこの後でもでてきますが

  • 作成者の予想通りの使い方をされないと集計結果がおかしくなる
  • しかし入力者はスキルもバラバラなので、予想外の使い方をしていたりする

んです。

例えば、マクロが入っている部分を壊してしまったり、計算式を無視して手動入力をしてしまったり…ロックすることである程度は防ぐことができますが、完璧には程遠い。しかし会計は完璧を要求されます。

そうしたら結局目で見てチェックするしかないんですよね。結局時間と手間が増えるだけで、やっぱり大変なのです。

なかなかそういった苦労を周りが分かってくれないのが辛いところですよね。