クラウド化の有無を確認する


「得意分野」「サポート体制」に続いて、最後のポイントはクラウド化です。

なぜクラウド化かというと、クラウド化の有無で大きく業務生産性が変わってくるからです。特に、帳票管理にはクラウド化の相性がとてもいいので、ここを押さえることはとても大切です。

帳票まわりにはたくさんの関係者がいる

帳票の周りにはたくさんの関係者がいます

一般的には、少なくともこの3者がいるはずです

  • データを打ち込む「案件担当者」
  • データを処理する「経理担当者」
  • 数値を見て判断する「管理者、経営者」

間接的には「顧客・見込み客」も関係してきますね。

さらに問題なのが、この3者は同じ場所にいることが少ないということです。

一般的にシステムやソフトはオフィスのPCに入れられますが、それは即ち、オフィスという場所に縛られると言うことを意味しています。

場所に縛られることは、かなりの効率ダウン、スピードダウン

案件担当者が入力可能になるタイミングは、大概がお客さまの所。受注が決まった、見積書を求められた、仕入れが決まったなど、会社の外で発生することが通常です。

しかし、経理担当者は基本的にオフィスにいます、また、案件担当者は見積もりなどを上長にチェックして承認してもらう必要があるかもしれません。

とすると、案件担当者は一度オフィスに戻らないと何もできないと言うことになります。その場で決まりそうな空気ができているのに、一度帰社しなければ正式に話が進まないというのは非常にロスですし機会損失に繋がります。

また、経営者や管理者も、上位層になればなるほどオフィスでは無い場所にいることが増えてきます。会社の数字は会社に帰らないと確認できないのでは、その場での即断即決ができません。経営のスピードが下がってしまいます。

クラウド化することで、場所の縛りから解放される

これをきれいに解消するのが「クラウド化」です。

例えばGmailを使うことによって、どこからでも自分のメールボックスをチェックできるようになったように、帳票でもクラウド化したツールを使えば、どこからでも「入力」「承認」「数値確認」ができるようになります。

客先で見積もりの内容が通ったら、その場で承認依頼を出し、オフィスにいる上長がチェックをして承認をし、そのまま客先で受注書を出す。また、その場で案件担当者が入力を行うことで、帰社を待たず数値がデータベースに反映されることになり、管理者や経営者は常に最新の数値を見ることができる状態になります。

経理担当者も、外で担当者が入れたデータを見て、処理していけば良いという「1つの場所だけをチェックしていればヌケモレが無い」という、ケアレスミスが極めて少なくなる状態になります。

こういったことを実現するのが「クラウド化」です。

社内のケアレスミスを減らし、どこからでも数値の入力やチェックが行えるようになり、経営や営業のスピードもアップする。また、バックアップもクラウド上にできますので、会社の経理用のパソコンが壊れたらどうしようという心配も不要になります。

こういったメリットがあるクラウド化、対応しているサービスがきちんとありますので、その中から選ぶことをお勧め致します。

3点のポイントを守って選べば、業務改善だけでは無く経営スピードアップに

このように

  • サービスの得意分野
  • サポート体制
  • クラウド化

をチェックすると、たくさんのサービスの中から、御社に合ったサービスだけを一気に絞り込むことができます。

ぜひこの基準の下に良いサービスを探して頂ければと思います。