前提としている導入規模をチェックする


まず最初のポイントは「導入規模」です。

帳票サービスを比較検討するする時にはまずそのサービスが自社の規模に合っているかどうかを確認することをお勧めします。

特徴も価格も導入の仕方も異なる

サービス側が想定している導入規模によって、特徴も価格も導入の仕方は異なります。

帳票サービスは大きく

  • 「何千枚〜何万枚という大量の帳票を発行する大企業や一部の中小企業」むけの物
  • 「数十枚〜数百枚レベルの中小企業」むけの物

があります。

大は小を兼ねない、自社にあったものを選ぶこと

この2つは、「大は小を兼ねる」ということはまずなく、どちらかに特化しています。なぜなら、大企業と中小企業では求めるものがかなり異なるためです。

それぞれに合ったサービスとして2つのサービスを出している場合はありますが、ひとつのサービスで両方をカバーできることは基本的にはありません。

従いまして、中小企業の場合は、中小企業向けの製品を選ぶことをおすすめします。大企業向けの物を検討する必要性はありません。

WEBサイトを見て、いかにも大企業なものは検討から外してしまって問題ありません。

コストもとてもかかりますし、無理に入れてもニーズが異なるので、その真価を発揮させることはできないでしょう。

大企業の場合は逆に中小企業向けの製品を検討する必要はありません。大量処理などに必要な機能が欠けていることも多いためです。

将来の効率化を考えて、最初に良いシステムをと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、費用をかけて大企業向けのシステムを入れたとしても、かけた費用分効率がアップするわけではないのが現実です。

規模が同じでも、業務のカバー範囲が異なることも

また、もう一つ大切なのが

「サービスを導入することで解決しようとしている業務範囲を、そのサービスがきちんとカバーしているか」

ということです。

例えば同じ50人規模の企業でも、帳票関係の業務が簡素な場合と複雑な場合があります。例えば流通や生産系であればたくさんの帳票が飛び交いますが、WEB制作会社や士業関連の事務所であれば、その10分の1も飛ばないかもしれません。

これについては次のコンテンツでご紹介したいと思います。

→ 次は「サポート体制を確認する」をご覧下さい。

→ 目次「自社に合った帳票サービスの探し方」はこちら