帳票サービスのサポート体制を確認する


最初のポイントは「導入規模」でした。続いてのポイントはサポート体制です。

なぜサポート体制かというと、目次でもお伝えしましたが「しくみ」を導入するのが帳票サービスの本質。しかし外部から「しくみ」を取り入れるには、何らかの反作用も必ずついて回るからです。

しくみを導入する際の反作用とは?

どんな外部サービスでもそうですが、業務の深い部分に入ってくるものであればあるほど、いろいろな反作用が起きます。

例えば

  • 新しいやり方を覚えなくてはいけないことについての担当者への負担
  • 負担に起因するミスの増加
  • 「慣れ」や「ルールの不徹底」による見えないところでの仕組みの崩壊

などは多かれ少なかれどんな場合でも発生します。

しかし、これを乗り越えて、きちんと導入しないとそもそも意味がありません。一番恐ろしいのは顕在化していること、ミスや負担などではなく、顕在化しない部分、見えないところでの仕組みの崩壊です。

状況が進行していくと、本来そのサービスで得られるはずのデータ。その精度が著しく落ちてしまったり、現場と乖離してしまったり、最悪一切使われなくなってしまうこともあります。

こうなると、せっかく導入したツールがお荷物になるばかりか、経営判断を誤る原因になってしまいます。

最大の特効薬は「専門家のサポート」

これらを防ぐ特効薬はサポート体制。
なぜなら多くの場合「導入の際のフォロー不足」「導入後の問題をその場対応でしのぐことの繰り返し」でこのような事態が起きるからです。

サポート体制によって

起きた問題に対して、どう対処すればいいか分かる
問題が起きること自体を少なくすることができる

を実現できます。

導入時の負担は、導入前の担当者研修でかなりの部分を減らすことができます。また、サポート体制があると言うことで担当者の心理的・実質的負担も減ります。

導入後の問題も、専門スタッフのアドバイスがあれば適切に、仕組みを壊さない形で対応できます。運用面での不安も一掃されます。

社内にしくみ導入になれたSEがいなければサポートは必須

社内に、仕組みの導入に慣れたSEがいればそのSEに託してしまうことができます。しかしいない場合はサポートが手厚いものをお勧めします。

経営者がシステムにある程度詳しく、強い力で推し進めて行ければまだいいかもしれませんが、現場担当者レベルでの対応となると、お互いの顔色を伺ってしまい動けなくなることも少なくありません。

仕組みを変えると言うことは、痛みを伴う物でもありますので、きちんとオーソリティのある形で進めていくことをお勧めします。

システムに強くない会社であれば、導入はもちろん、その後もずっとサポートをしてくれるような所がいいのではないでしょうか。

サポートも、実は税制対応など「システム面しかやってくれない」こともありますので、運用の部分もサポートの有無も要確認ですね。

それでは最後の判断基準、それは「クラウド化の有無」です。
一般的になったクラウド化、これは今や必須と言えます。

→ 次は「クラウド化の有無を確認する」をご覧下さい。

→ 目次「自社に合った帳票サービスの探し方」はこちら